ЗАДАЧИ

ГОСУДАРСТВЕННОГО  АРХИВА 

В  ГОРОДЕ  ПЛОЦКЕ

            В рамках организационной структуры архив ведет деятельность по трем направлениям:

1. Опека и надзор над ведомственными архивами.

Деятельность по надзору над все растущим архивным фондом состоит в том, что архив ведет деятельность на так называемых „архивных подступах”. Архив обеспечивает документы и присматривает за документацией еще у ее производителя. Цель этих действий – получить новую историческую документацию увеличивающую коллекцию Госархива. В настоящее время Госархив в городе Плоцке охватывает своим присмотром свыше ста организационных едииц, то есть: городских самоуправлений, разных заведений, государственных предприятий бывших уездов: плоцкого, серпецкого и гостыньского.

Госархив в городе Плоцке:

-         орпеделяет организационные единицы, которые обязаны вести ведомственные архивы,

-         высказывает мнение насчет канцелярских предписаний, введенных в этих единицах, т.е. канцелярского и архивного указаний, а также однородной номенклатуры дел,

-         ведет контроль ведомственных архивов и выдает предписания после контроля,

-         производит экспертизы документации, существующая квалификация которой является сомнительной,

-         выдает разрешения на отбор материялов, т.е. предназначение лишней документации на макулатуру в государственных и самоуправляемых единицах,

-         принимает от этих единиц архивные материалы, которые длжны найти свое место в государственном архиве,

-         выдает инструкции и обучает работников ведомственных архивов.

На протяжении последних 30-и лет число надзираемых единиц подвергалось постоянным изменениям, в общем их было около 600. Причина этих изменений лежит в частых административных реформах страны, а также в законодательных изменениях и юридических толкованиях. Последняя административная реформа страны и возникшее оттуда ликвидирование плоцкого воеводства вычеркнуло из списка надзираемых единиц местным архивом Воеводского управления и подчиненных ему организационных единиц.

Уменьшение состава этого перечня вовлек за собой также процесс приватизации и ликвидирования плоцких государственных предприятий в городе Плоцке, в том числе Фабрики уборочных машин „Агромэт”, Государственного хлебного предприятия, Плоцкой речной судоверфи, Мазовецкого петрохимичкского комбината и других.

2. Работа над обеспечением и организацией фонда.

Обработка собранного архивного фонда проявляется прежде всего в том, чтобы:

-         составить архивные указатели. Для почти 500 фондов Плоцкий госархив располагает книжными каталогами, для почти 100 – карточными описями, кроме того для почти 150 фондов существуют приемо-сдаточные списки фондов. В целом взятый на учет фонд архива колеблется в пределах 99,5%. Самый большой пробел среди не разработанных фондов составляют Акты города Плоцка (период 1868-1939). В 2002 году началась обработка этого материала,

-         вести справочные работы в стране и за рубежом,

-         выдавать справки и засвидетельствования на основе этих материалов.

В последнее время архивистов поглощала работа над огромным числом справочных задач в связи с немецким компенсированием и процессом возвращения частной собственности ее владельцам. В 2000 году их число прекратило цифру 3300, что сказалось отрицательно на состоянии разрабатываемых фондов.

-         продолжать порядковые работы.

В течение последних двух лет были предприняты порядковые работы, связанные с упаковкой актов в коробки. Начато с найболее старых фондов, т.е. Актов города Плоцка и нотариатов, которые таким образом защищены от пыли и света. Эти действия вынуждены заботой об обеспечении и содержании условий хранения актов.

-         разумно расположить фонды в архивохранилищах,

-         постоянно вносить архивный фонд в учетную книгу.

Работу облегчают компьютерные программы. Госархив работает опираясь на следующие базы данных: SEZAM, KANAPA – учетные базы, IZA – база для описи дел, ELA, PRADZIAD, AFISZ – тематические базы, SUMA, NADZÓR, RAP – эксплуатационные базы.

3. Доступ к собранным фондам.

Богатая архивная коллекция, хранимая в Госархиве города Плоцка в большинстве обладает учетно-справочными средствами. Архивный фонд доступен в читальном зале госархива. То, что материалы пользуются большим интересом, подтверждает статистика. В год приобщается около 4000 единиц хранения. Самым большим интересом пользуются следующие фонды: Акты города Плоцка (1808-1950), Акты гражданского состояния гминных-приходских: римско-католических, евангелических, православных и еврейских, Акты Плоцкого губернского управления,  Общества бумажной фабрики „Сочевка”, Мужской гимназии и Начальника плоцкой научной Дирекции и друтие.

Архивные материалы являются доступными каждому, если это не противоречит закону. Посьбы иностранных желающих осуществляются после получения на это разрешения директора Плоцкого госархива. Желающие воспользоватся архивным материалом в читальном зале подают соответсвенное заявление. В заявлении должны быть указаны личные данные на основании удостоверения личности со снимком и характеристика проводимого исследования. В случае пользования актами, связанными с единичными данными, потребитель обязан написать заявление о соблюдении тайны личных данных. Условием генеалогических исследований является степень родства с лицами, которых касается справка. По письменному заказу заинтересованного Госархив может на некоторое время привести в читальный зал репродукции (особенно микрофильмы) архивных фондов, хранимых в других госархивах. В распоряжении читателей аппарат для чтения микрофильмов.

Заказы на материалы осуществляются через некоторое время, необходимое для их подготовления к доступу. Как правило, они доставляются сразу, как только поступит заказ, в крайнем случае на следующий рабочий день. Плоцкий госархив дает возможность сделать копии (репродукции) обнаруженных во время поисков материалов.

По всем выше перечисленным вопросам, как и по другим, просим обращатся к нам традиционно, по почте или заполняя формуляр, поданный на наших страницах в интернете, где Вы можете также найти информацию о стоимости наших услуг, в том числе поисков актов, произведения репродукции и пpочее.