Z pocz±tkiem kwietnia 2009 roku Archiwum Pañstwowe w P³ocku przyst±pi³o do realizacji projektu skanowania i indeksowania akt stanu cywilnego jednej z parafii - rzymskokatolickiej w P³ocku z lat 1867-1907. Widoczny na fotografii ko¶ció³ pw. ¦w. Bart³omieja (fara) by³ do 31 grudnia 1930 roku (M.M. Grzybowski, Ko¶ció³ Katolicki w P³ocku w latach 1793-2003, P³ock 2004, s. 67) jedyn± parafi± miejsk± z prawobrze¿nej czê¶ci P³ocka, gdzie rejestrowano akta stanu cywilnego.
Celem projektu jest:
1. zeskanowanie akt stanu cywilnego parafii rzymskokatolickiej w P³ocku z lat 1867-1907 - projekt finansowany przez Fundacjê "Fundusz Grantowy dla P³ocka"
2. zbudowanie alfanumerycznej bazy danych - zadanie finansowane ze ¶rodków w³asnych Archiwum Pañstwowego w P³ocku
3. udostêpnienie w Internecie wy³±cznie bazy danych
4. nieodp³atne udostêpnianie bazy danych oraz zeskanowanych aktów w Pracowni Naukowej Archiwum Pañstwowego w P³ocku
Za³o¿enia projektu:
1. zarówno skanowanie, jak i wype³nianie bazy danych opiera siê na zasadach komercyjnych, tzn. osoby zaanga¿owane w realizacjê projektu otrzymuj± za wykonan± pracê wynagrodzenie
2. korzystanie z bazy danych oraz przegl±danie skanów jest bezp³atne
3. odp³atne zamawianie przez u¿ytkowników skanów - zgodnie z cennikiem AP P³ock koszt skanu, w którego posiadaniu jest archiwum objêty jest 50% zni¿k±
4. skany z aktów objêtych ww. projektem dostêpne s± w maksymalnej rozdzielczo¶ci 150dpi oraz wy³±cznie w formacie .jpg
Informacje nt. korzystania z bazy:

1.
Skróty w polu "Rodzaj aktu" oznaczaj±:
  • B - akt urodzenia (ang. "birth")
  • M - akt ma³¿eñstwa (ang. "marriage")
  • D - akt zgonu (ang. "death")

    • 2.
    Istnieje mo¿liwo¶æ wyszukiwania po wype³nieniu któregokolwiek z pól, a w przypadku nazwiska i imienia równie¿ po podaniu tylko pierwszych liter - ma to znaczenie w przypadku, gdy nie jeste¶my pewni pisowni np. "±" czy "on" oraz przy ró¿nej pisowni w oryginalnym tek¶cie tych samych imion, np. "Maryanna", "Marianna", "Marjanna", a czasem wrêcz "Maria". Wpisy do bazy danych to¿same s± bowiem z oryginaln± pisowni± aktów.
    3.
    Pamiêtajmy, i¿ im mniej pól wype³nimy, tym wiêcej wyników wyszukiwania otrzymamy i odwrotnie, dysponuj±c bli¿szymi danymi o poszukiwanych osobach otrzymamy zawê¿ony (bardziej konkretny) wynik.
    4.
    Wynikiem wyszukania aktu ma³¿eñstwa ("M") bêdzie wy¶wietlenie informacji o obu stronach (ma³¿onkach) stawaj±cych do ¶lubu.
    5.
    Cudzoziemcom przypominamy, i¿ jêzyk polski jest jêzykiem fleksyjnym, co oznacza, i¿ czê¶æ nazwisk ¿eñskich ró¿ni siê od ich odpowiedników mêskich (np. Kowalska - Kowalski).
    6.
    Osobom nie posiadaj±cym polskiej czcionki proponujemy skorzystanie z do³±czonej klawiatury.
    7.
    Korzystaj±c z bazy danych nale¿y pamiêtaæ, i¿ rocznik, w którym odnale¼li¶my akt nie zawsze odpowiada rocznikowi zdarzenia; szczególnie dotyczy to aktów urodzeñ, które by³y rejestrowane czasem nawet z kilkuletnim opó¼nieniem. Przyjêli¶my bowiem zasadê, i¿ w bazie danych umieszczamy rok sporz±dzenia aktu, a nie rok zdarzenia. Dok³adn± datê (rzeczywisty rok oraz dok³adn± datê dzienn± i miesiêczn±) bêdzie mo¿na ustaliæ dopiero po obejrzeniu aktu.
    8.
    Archiwum Pañstwowe w P³ocku zastrzega, i¿ dane odszukane w bazie nie mog± s³u¿yæ do podejmowania ¿adnych czynno¶ci formalno-prawnych. W szczególno¶ci za¶ Archiwum Pañstwowe w P³ocku nie ponosi w powy¿szym zakresie ¿adnej odpowiedzialno¶ci z tytu³u niew³a¶ciwego wykorzystania informacji uzyskanych z bazy danych.
    Archiwum Pañstwowe w P³ocku zastrzega, i¿ dane odszukane w bazie nie mog± s³u¿yæ do podejmowania ¿adnych czynno¶ci formalno-prawnych. W szczególno¶ci za¶ Archiwum Pañstwowe w P³ocku nie ponosi ¿adnej odpowiedzialno¶ci z tytu³u niew³a¶ciwego wykorzystania informacji uzyskanych z bazy danych